赤建发法教字〔2016〕8号

 

各科室、委属各单位、各旗县区住建局、房管局、城管局：

    为进一步规范赤峰市住建系统行政处罚行为及行政处罚档案管理，根据相关法律法规规章和规范性文件，我委制定了《赤峰市住建系统行政处罚程序及案件档案管理规程（试行）》，并附有相关文书文本，现印发给你们（电子版文书格式可以在http://www.cfjianshe.gov.cn/下载）。请认真贯彻执行。在执行过程中如有问题和建议，请及时向我委法制教育科反馈。

    联 系 人：张雅舒      

    联系电话：5890097

 

附件：1.常用文书格式文本

      2.《行政处罚案卷评查内容和标准》

 

 

2016年8月16日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

　

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赤峰市住房和城乡建设委员会　　 　　　  2016年8月16日印发

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赤峰市住建系统行政处罚程序及

    案件档案管理规程（试行）

    

    一、总则

    1.为进一步规范赤峰市住建系统行政处罚程序及行政处罚案件档案管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《建设行政处罚程序暂行规定》（1999年建设部令66号）、《内蒙古自治区行政处罚听证程序规定》（1998年内蒙古自治区人民政府令90号）、内蒙古自治区人民政府法制办编制的《内蒙古自治区行政执法案卷示范文本》等法律法规规章和规范性文件，结合工作实际，制定本规程。

    2.本规程所称行政处罚，是指建设行政执法机关对违反建设法律、法规、规章构成行政违法行为的公民、法人和其他组织实施的行政法上的制裁。

    本规程所称建设行政执法机关（以下简称执法机关），是指依法取得行政处罚权的建设行政主管部门和建设系统的行业管理部门。

    本规程所称机关法制机构，是指建设行政执法机关中具体负责法制工作的科室、股室。

    本规程所称案件承办机构，是指建设行政执法机关中具体执行行政处罚程序的科室或股室以及依法取得委托执法资格的组织。

    本规程所称案件承办人，是指案件承办机构指定的负责案件调查取证等具体程序的行政执法人员。

    3.本规程所称行政处罚案件档案是指执法机关依照法定程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的，能反映案件真实情况、体现执法过程、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录，依照一定组成规律和有机联系制作形成的案卷。

    4.赤峰市住建系统案卷评查依据《行政处罚案卷评查内容和标准》进行。机关法制机构应每年对案件承办机构的行政处罚案卷进行评查。

    5.赤峰市住建系统依职权的行政处罚程序及行政处罚档案管理应依照本规程进行。

    二、行政处罚程序及文书使用

    《行政处罚法》第三十三条的规定，违法事实清楚，证据确凿，对公民处于50元以下、对法人或者其他组织处以1000元以下罚款或警告的行政处罚，可以采用行政处罚简易程序。

    除按前款规定使用简易程序以外的行政处罚案件适用一般程序办理。

    行政处罚案件在适用一般程序办理过程中，须适用听证程序的，按听证程序办理。

    行政处罚过程中所涉及的文书及证据材料，在条件允许的情况下，应使用打印形式。无法打印的，应使用黑色钢笔或签字笔填写。

    （一）简易程序

    1.表明身份：案件承办人向当事人出示执法身份证件，说明所属执法机关（案件承办机构）、姓名、执法证号。询问当事人是否申请回避。

    2.查明违法事实：案件承办人应查明违法事实，搜集有关证据，根据案情需要制作《询问笔录》、《检查（勘验）笔录》，执法记录仪拍摄的录像、图片可清晰记录违法事实的，可直接作为证据使用。

    3.告知处罚事项：案件承办人应明确告知当事人违法事实、处罚依据和拟处罚内容。

    4.告知陈述和申辩权利：案件承办人应告知当事人有权进行陈述和申辩，认真听取当事人的陈述和申辩，并将具体内容记载于《询问笔录》。

    5.做出处罚决定：案件承办人根据所掌握的违法行为的事实、情节、后果等情况，应当依简易程序行政处罚的，当场做出行政处罚决定，制作《行政处罚（当场）决定》，并告知当事人有权申请复议或提起行政诉讼的权利和期限。

    6.送达：《行政处罚（当场）决定》第一联当场送达被处罚人，第二联放入案卷档案，第三联报机关法制机构备案。被处罚人应当在《送达回证》上当场签名，拒绝签名的，留置送达。

    7.执行：按照行政处罚一般程序执行的规定进行。

    8.登记及结案：案件承办人当场做出的行政处罚决定，案件承办机构应及时登记于《行政处罚案件登记表（简易程序）》，写明案件名称、案件来源、决定时间，并按决定时间编写形式统一的案件编号，一案一号。案件执行完毕后，案件承办人制作《行政处罚案件结案审批表》报案件承办机构负责人、执法机关负责人审批。案件承办机构制作《行政处罚案件结案报告》，报机关法制机构备案。

    （二）一般程序

    1.立案：案件承办机构取得案源信息后，应指定2名以上行政执法人员作为案件承办人。案件承办人及时查明案件来源及有关情况，初步认定符合立案条件的，制作《行政处罚案件立案审批表》，附上有关材料，报案件承办机构负责人、执法机关负责人审批。

    如案件来源是人民群众举报的案件，还应填写《举报案件登记表》。

    2.立案登记：案件承办机构在行政处罚案件立案后应统一登记于《行政处罚案件登记表（一般程序）》，写明案件名称、案件来源、立案时间，并按立案时间编写形式统一的案件编号，一案一号。

    3.调查取证：立案后，案件承办人应当及时进行调查，收集证据，必要时可依法进行检查。

    （1）表明身份：承办人调查案件，不得少于两人，并应当向当事人出示执法身份证件，说明所属执法机关（案件承办机构）、姓名、执法证号。询问当事人是否申请回避。并将上述情况记载于《询问笔录》。

    （2）制作《询问笔录》：案件承办人询问当事人及证明人，应当分别进行，制作《询问笔录》。

    《询问笔录》中应写明询问时间、地点、被询问人的基本情况、询问人（案件承办人）姓名、执法证编号等信息。

    《询问笔录》中有涂改处，应由被询问人按手印确认。

    《询问笔录》经被询问人核对无误后，由被询问人签字并按手印。如果被询问人拒绝签名，应由两名以上案件承办人在笔录上签名并说明情况。

    《询问笔录》如有多页时，被询问人应按骑缝手印。

    （3）制作《检查（勘验）笔录》：案件承办人进行检查或勘验时，应制作《检查（勘验）笔录》。在检查、勘验过程中应有当事人在场。当事人拒绝到场的，应当在笔录中注明，并由两名见证人在笔录上签字、按手印。具体制作规定，与《询问笔录》相同。

    （4）证据的调取与保存：

    案件承办人应当收集、调取与案件有关的原始凭证。调取原始凭证确有困难的，可以复制，但复印件应当注明“经核对与原件无误”，并由出具证据人签名或盖章。

    在证据材料上要注明：被取证的当事人有关情况、取证事由和依据、取证的具体时间地点、物品性状的描述、物品保存状况、被取证的单位或个人签名或盖章。制作《证据目录》。

    不能随文书立卷装订的录音、录像或实物等证据，应填写《证据材料备考表》。

    （5）抽样取证：案件承办人采取抽样取证的方式搜集证据的，应制作《抽样取证审批表》、《抽样取证通知书》和《抽样取证物品清单》。抽样取证结束，样品需要处理的应制作《抽样取证物品处理通知书》和《抽样取证物品处理清单》。

    （6）先行登记保存证据：对于符合《行政处罚法》第三十七条第二款规定，在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经执法机关负责人批准，案件承办人先行登记保存证据的，应制作《先行登记保存证据审批表》、《先行登记保存证据通知书》、《先行登记保存证据物品清单》。证据先行登记保存的，案件承办机构应当在7日内作出处理决定，并根据处理决定制作《先行登记保存证据物品处理通知书》和《先行登记保存证据物品处理清单》。

    4.调查终结：案件承办人在案件基本情况调查清楚，取得的证据确实充分，能够形成证明违法事实证据链的情况下，认为案件调查终结，案件承办人制作《案件调查终结报告》，依法提出行政处罚建议，报案件承办机构负责人、机关法制机构审核，执法机关负责人审批。

    5.行政处罚先行告知：审批通过后，案件承办人根据《案件调查终结报告》的拟处罚决定，制作《行政处罚先行告知书》，告知当事人违法事实、拟处罚内容、处罚理由和依据，以及当事人有陈述和申辩的权利，和放弃该权利的情形，加盖建设行政执法机关公章。《行政处罚先行告知书》送达时，应制作《送达回证》。

    6.听取当事人的陈述和申辩：当事人提出陈述和申辩的，亲自填写《陈述（申辩）书》，并签字确认。当事人书写有困难的，案件承办人可以制作《陈述（申辩）笔录》，由当事人确认无误后签字、按手印。

    自《行政处罚先行告知书》送达之日起3日内，当事人未提出陈述申辩的，视为放弃陈述申辩的权利。

    7.听证告知：对拟做出符合《行政处罚法》第四十二条规定的行政处罚的，即责令停产停业，吊销许可证或者执照，对公民处以2000元以上罚款，对法人或者其他组织处以30000元以上罚款的案件，案件承办人应制作《听证告知书》，加盖建设行政执法机关公章，与《行政处罚先行告知书》同时送达当事人，制作《送达回证》。

    自《听证告知书》送达之日起3日内，当事人不要求举行听证的，视为放弃要求举行听证的权利。

    当事人依法要求听证的，应当组织听证。

    8.集体讨论：根据《内蒙古自治区重大行政处罚备案监督办法》第三条，属于重大行政处罚案件的有：①对公民处以1万元以上罚款，对法人或者其他组织处以10万元以上罚款的；②没收违法所得数额或者没收非法财物价值相当于第一项规定的；③责令停产停业的；④吊销许可证或者企业营业执照的。法律、法规对重大行政处罚范围另有规定的，从其规定。 

    对符合上述重大行政处罚标准的案件，案件承办机构在当事人陈述（申辩）、听证程序后，应提请执法机关负责人召开会议，对案件进行集体讨论，并制作《案件集体讨论笔录》，记录讨论时间、地点、主持人、参加人（列席人）、案件情况、听证主持人汇报听证情况、当事人陈述申辩情况、参加讨论人意见和理由、出席人签字、行政负责人签字等内容。

    9.案件处理审批：案件承办机构结合案件材料、当事人陈述申辩、听证意见、集体讨论意见制作《案件处理审批表》，案件基本情况中应写明当事人陈述申辩情况及听证情况，提交机关法制机构进行审核。机关法制机构审核通过后，案件承办机构将案件材料报执法机关负责人审批。

    10.制作《行政处罚决定书》：案件承办机构根据《案件处理审批表》的最终处理意见，制作《行政处罚决定书》。《行政处罚决定书》应加盖建设行政执法机关公章。《行政处罚决定书》一式三份，其中一份送达被处罚人，一份由案件承办机构放入案卷档案归档，一份送机关法制机构备案。情节复杂或者重大违法行为给予较重行政处罚时，应一式五份。

    11.送达：案件承办人送达《行政处罚决定书》或者其他有关文书，应当直接送受送达人，并制作《送达回证》。受送达人应当在《送达回证》上签名，并注明签收日期。签收日期为送达日期。

    受送达人是公民的，本人不在可交他的同住成年家属签收；受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收；受送达人有代理人的，可以送交其代理人签收。受送达人的同住成年家属，法人或者其他组织的负责收件的人，代理人在送达回证上签收的日期为送达日期。

    受送达人或者他的同住成年家属拒绝签收的，送达人可以邀请有关基层组织或者所在单位的代表到场，说明情况，在送达回证上记明拒收事由和日期，由送达人、见证人签名或者盖章，把文书留在受送达人的住所；也可以把文书留在受送达人的住所，并采用拍照、录像等方式记录送达过程，即视为送达。

    12.执行：行政处罚决定自送达当事人时发生法律效力，被处罚人应当自觉履行。

    给予罚款的行政处罚，执法机关应出具国家或自治区财政部门统一制发的罚款收据。没收财物的应有合法票据和物品清单。

    被处罚人在法定期限内不申请行政复议或者提起行政诉讼，又不履行行政处罚决定的，具有行政强制执行权的执法机关应强制执行；不具有强制执行权的执法机关应在期限届满之日起三个月内申请人民法院强制执行。

    13.结案：执行结束的，案件承办人制作《行政处罚案件结案审批表》，报案件承办承办机构负责人、执法机关负责人审批。之后，案件承办机构制作《行政处罚案件结案报告》，报机关法制机构备案。

    14.重大行政处罚备案：依据《内蒙古自治区重大行政处罚备案监督办法》的规定，属于重大行政处罚的，机关法制机构自重大行政处罚生效之日起30日内 ，报同级人民政府法制机构备案。

    申请行政复议或者提起行政诉讼的重大行政处罚案件不报送备案。对于已报送备案的，当事人又申请行政复议或者提起行政诉讼的，报送备案的部门应当及时通知备案监督机构终止备案监督。

    （三）听证程序

    1.当事人要求听证：当事人要求听证的，应当自接到听证告知书之日起3日内以书面形式提出，也可以在听证告知书送达回执上签署要求听证的意见。

    当事人逾期未提出要求听证的，视为放弃听证权利。

    2.组织听证：当事人要求听证的，由执法机关组织听证。

    3.指定听证人员：听证人员包括听证主持人、听证员和书记员。

    听证主持人由执法机关负责人指定本机关法制机构工作人员或者其他非本案调查人员担任。

    执法机关根据案件情况，可以指定听证主持人一人组织听证，也可以指定本机关1至3名非本案调查人员担任听证员，协助听证主持人工作。

    指定听证书记员1名，负责听证笔录的制作和有关事务。

    指定的听证人员必须具备执法资格。

    4.听证通知：执法机关应当在听证的7日前制作《行政处罚听证通知书》，通知当事人举行听证的时间地点。

    5.听证公告：除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私外，听证公开举行，执法机关应制作《听证公告》，并予以发布。

    6.当事人参加听证：当事人应当按时参加听证。当事人有正当理由要求延期的，应当在听证举行3日前提出。是否准许，由执法机关负责人决定。

    当事人未按时参加听证并且事先未说明理由的，或者未经听证主持人许可中途退出听证会场的，视为放弃听证权利。

    7.举行听证：

    （1）书记员查明听证参加人是否到场，宣布听证会场纪律。

    当事人可以亲自参加听证，也可以委托一至二人代理。当事人委托代理人参加听证的，应当提交由委托人签名或者盖章的授权委托书，并明确代理权限。

    （2）听证主持人核对听证参加人，宣布案由，告知当事人有关的听证权利和义务。

    当事人在听证中有下列权利和义务：

    ①有权对案件涉及的事实、适用法律及有关情况进行陈述和申辩；

    ②有权对案件调查人员提出的证据进行质证并提出新的证据；

    ③如实陈述案件事实和回答听证主持人的提问；

    ④遵守听证会场纪律，服从听证主持人指挥。

    （3）听证主持人宣布听证人员名单，询问当事人是否提出回避申请。

    听证主持人、听证员、书记员有下列情形之一的，必须回避，当事人有权以口头或者书面方式申请其回避：

    ①是本案的调查人员；

    ②是本案的当事人或者本案调查人员的近亲属；

    ③与本案的处理结果有其他直接利害关系。

    听证员、书记员的回避由听证主持人决定；听证主持人的回避由执法机关负责人决定。

    （4）听证主持人宣布听证开始。

    （5）案件承办人提出当事人违法的事实、证据、行政处罚建议及处罚依据。

    （6）当事人就案件的事实进行陈述和辩解，提出有关证据，对调查人员提出的证据进行质证。

    （7）当事人最后陈述。

    （8）听证主持人宣布听证结束。

    8.制作《行政处罚听证笔录》：听证笔录应当交听证参加人校阅。认为无误的，应当签名或者盖章；认为有误的，应予修正。听证参加人拒绝签名的，由书记员在听证笔录上记明。

    9.制作《听证评议笔录》：由听证主持人、听证员共同参与听证的案件，听证结束后，听证人员对案件进行评议。评议不对外公开，采取少数服从多数原则。评议应当制作笔录，对不同意见也必须如实记入笔录，评议笔录由听证人员签名。

    10.制作《行政处罚听证意见书》：听证主持人根据听证情况及听证评议笔录制作《行政处罚听证意见书》。《行政处罚听证意见书》由执法机关负责人签批后生效。《行政处罚听证意见书》一式二份，与《行政处罚听证笔录》、《听证评议笔录》一起交与案件承办机构，作为行政处罚案件材料。

    三、档案管理

    行政处罚案件档案管理应当遵循及时立卷、规范整理、定期归档、集中保管、方便利用的原则。

    案件承办机构应当确定专门人员负责行政处罚案件档案组卷、归档、保管和利用等管理工作。

    （一）立卷

    1.行政处罚案件档案由案件承办人立卷。

    案件承办人应当从办理案件之日起收集、整理与案件有关的各种文书、证据等文件材料，在案件办结之后及时立卷，并将案卷移交档案人员进行组卷、归档。

    2.应当将下列行政处罚案件文件材料立卷归档：

    （1）有关案件来源及受理情况的材料；

    （2）立案审批表；

    （3）当事人资格及身份证明材料；

    （4）现场调查取证材料；

    （5）证据收集过程中形成的文件材料；

    （6）责令整改通知书；

    （7）采取强制措施的文件材料；

    （8）涉案物品送交鉴定的相关文件材料；

    （9）解除证据先行登记保存或者解除强制措施的相关文件材料；

    （10）当事人陈述申辩相关文件材料；

    （11）听证相关文书；

    （12）重大案件集体讨论记录；

    （13）案件调查终结报告；

    （14）行政处罚先行告知书、决定书及送达回证；

    （15）相关执行文书；

    （16）结案审批表、结案报告；

    （17）其他需要立卷归档的文件材料。

    当事人不服行政处罚决定，提起行政复议、行政诉讼或者行政赔偿的，行政复议、行政诉讼或者行政赔偿过程中形成的相关文件材料，应当一并立卷归档。

    3.行政处罚案件文件材料立卷归档时应当按照下列顺序排列：

    （1）行政处罚决定书和送达回证在前，其他文件材料在后；

    （2）其他文件材料按照办理案件的时间先后顺序排列；

    （3）对同一问题或事实进行说明的文件材料，结论性材料在前，依据性材料在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；正件在前，附件在后；正式文件在前，最终签发稿在后。

    法律、法规和规章对立卷归档顺序另有规定的，从其规定。

    （二）组卷和归档

    1.行政处罚案件档案原则上实行“一案一卷”；同一案件文件材料较多时，可以适当分成若干分卷。

    2.行政处罚案件档案应当依次由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表、封底等五个部分组成。

    案卷封面上应写明机关名称、案件名称、案件编号等。

    3.行政处罚案件档案归档应当符合下列要求：

    （1）文件材料原则上应当为原件，重复材料或者多余材料一律剔除；

    （2）文件材料应当打印，无法打印的应使用黑色钢笔或签字笔书写，保持字迹工整清晰、页面整洁；涂改处应当由办理案件的执法人员或者相关当事人签名盖章或者按捺手印，空白处应当划线标注；

    （3）对于破损、字迹模糊或者容易褪色的文件材料，应当进行修补或者复制；对于当事人使用铅笔、圆珠笔、复写纸书写的原始文件材料，应当进行复印；对于字迹难以辨认的文件材料，应当附上抄件，连同原件入卷；对于外文及少数民族文件材料，应当附上汉语译文；

    （4）对于需要附卷保存的信封，应当打开展平加贴衬纸，邮票不得撕揭；

    （5）文件材料不得反装、倒装，页面方向为横向的，应将文字冲外摆放；

    （6）文件材料的载体应当统一采用国际标准A4型纸张；较大的文件材料应当按照案卷大小先对折再向外折叠，较小的文件材料应当采用国际标准A4型纸张托裱并加盖骑缝章；

    （7）案卷装订不得压住字迹或者画面，装订部位过窄或者有文字的材料，应当采用国际标准A4型纸张加边、加衬、折叠；

    （8）文件材料上的订书钉等金属物应当剔除，以防锈蚀；

    （9）法律、法规和规章规定的其他要求。

    4.凡能附卷保存的物证原则上应当装订入卷。无法装订的，应当放入证物袋中，注明证物名称、数量、特征、来源等信息后附卷保存。

    不便附卷保存的物证或者照片、录音、录像、电子数据等文件资料，应当集中统一管理，并在案卷备考表中注明内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等信息。

    5.行政处罚案件档案卷内文件材料应当按照规定顺序排列后逐页编号。页号一律采用阿拉伯数字编写在有文字的页面的右下角、背面的左下角。页号用黑色钢笔或签字笔编写，不得使用铅笔或易于擦涂字迹的笔具。

    案卷封面、卷内文件目录、备考表、证物袋、封底不编页码。有隔页纸的，隔页纸不编页码。

    各分卷之间不连续编页码。

    6.档案管理人员在组卷后装订前，将档案材料扫描建立行政处罚电子档案（WORD格式），电子档案备份交机关法制机构存档上传。

    7.案卷装订应当右齐、下齐，统一采用三孔一线的方法左侧装订。订卷绳应当系紧、打暗结，并在封底装订线结扣处粘贴封志，由档案管理人员加盖骑缝章。

    案卷厚度以不超过200页或者20毫米为宜。材料过多的，应当按照顺序分册装订。

    8.行政处罚案件自行政处罚决定书送达之日起满三个月未发生行政复议、行政诉讼的，应当自期满之日起10日内完成归档工作；在法定期间发生行政复议、行政诉讼、行政赔偿的，应当在复议决定书、法院判（裁）决书、赔偿决定书下达并结案后10日内完成归档工作。

    9.行政处罚案卷与行政监督检查等其它案卷有重合情况时，案卷材料原件存于行政处罚案卷中，复印件存于其它案卷中。复印件要逐一标明原件存处。

    （三）保管与利用

    1.行政处罚案件档案存放于案件承办机构。

    2.对已经归档的行政处罚案件档案，不得修改档案内容，不得私自增加或者抽取档案材料。确实需增加档案材料的，应当在征得执法机关负责人同意后，按照立卷归档的相关规定办理，并在备考表中说明情况。

    3.行政处罚案件档案的保管期限分为定期、永久两种。定期分为10年、30年。适用简易程序的行政处罚案件档案保管期限为10年，适用一般程序的行政处罚案件档案保管期限为30年。

    符合下列情况的行政处罚案件档案应当永久保管：

    （1）属于重大行政处罚的；

    （2）经听证程序的；

    （3）复议机关改变原行政处罚决定或者在行政诉讼中败诉的；

    （4）其他应当永久保管的行政处罚案件档案。

    法律、法规和规章对行政处罚案件档案保管期限有其他规定的，从其规定。

    4.查阅行政处罚案件档案应当进行登记。查阅案件档案不得拆卷或者在案卷上涂改、勾划、圈点、污损。

    其他相关部门因工作需要要求查阅案件档案时，应当出具正式查阅函件及查询人员有效证件，经案件承办机构负责人批准后方可查阅。查阅中如需摘抄或者复印所查阅的内容，应当写明复印用途，并经案件承办机构负责人批准。

    5.案件承办机构应当定期对档案进行鉴定，对超过保管期限的确定其是否具有继续保存价值，对没有继续保存价值的，经执法机关负责人批准后按照有关规定进行销毁。

    销毁行政处罚案件档案，应当制作销毁清册，并由执行人和监销人签名或者盖章，销毁清册应永久保存。

    

行政处罚案卷评查内容和标准

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